(一)设置会计科目电算化
设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的功能,除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外,还要输入:会计核算所必需的期初数字及有关资料,包括年初数、累计发生额,往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字;计算有关指标需要的各种公式;选择会计核算,包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等;定义自动转帐凭证;输入操作人员岗位分工情况,包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
(二)填制会计凭证电算化
会计凭证包括原始凭证和记帐凭证,对这两类凭证的处理方法,在各个会计核算软件中有所不同。记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的,有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记帐凭证,再由操作人员输入计算机;有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证,直接在计算机屏幕上填制记帐凭证;有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机,由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比较接近,区别只在一个是输入已经手工写好的记帐凭证,一个是边输入边做记帐凭证,但都是把所有的记帐凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别,是由计算机来做记帐凭证。
(三)登记会计帐簿电算化
会计电算化后,登记会计帐簿一般分两个步骤进行,首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内帐簿,其次是把机内会计帐簿打印输出。《规范》考虑到了电算化的要求,对电算化条件下登记会计帐簿提出了规范,改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的做法。
(四)成本费用计算电算化
根据帐簿记录,对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用,进行成本费用核算,是会计核算的一项重要任务。在会计软件中,成本计算是由计算机根据机内上述费用,按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法,供用户选用。
(五)编制会计报表电算化
会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上,利用会计核算提供的数据和其他有关数据,借助机会计管理软件提供的功能和信息,帮助财会人员合理地筹措和运用资金、节约生产成本和经费开支、提高效益。会计管理电算化主要有以下几项任务:
(一)进行会计预测
根据计算机内存储的会计核算数据,并按照现有条件和要求,在会计管理软件的指挥下,补充输入计算机一部分数据,并选定预测后,由计算机进行预测和输出预测结果。
(二)编制财务计划
财务计划是会计预测的系统化和具体化,可由计算机自动完成,编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。
(三)进行会计控制
主要通过预算控制软件和责任会计软件来实现,这两个软件是会计管理软件的两个部分,都需要会计核算软件提供详细的数据。
(四)开展会计
采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况,找出差异和努力的方向。
三、会计决策电算化